Körlevél-készítés egyszerűen eszköztár segítségével

A kezdő Word felhasználók úgy ódzkodnak a körlevél-készítéstől, mintha gyermekkorukban ezzel riogatták volna őket. Pedig ha megértjük, mire is használhatjuk és megtanuljuk azt a néhány lépést, amivel már elérhetjük a kész körlevelet, belátjuk, hogy akár a mindennapokban, de tanulmányaink vagy munkánk során biztosan fogjuk tudni alkalmazni.
A lényeg, hogy a körlevél több címzetthez szól, tartalmuk azonos, ám bizonyos részek változnak benne. Legegyszerűbben egy példán keresztül érthetjük meg, hogy mit jelent ez. A bankok általában minden hónapban elküldik ügyfeleiknek aktuális számlaegyenlegüket. Legyen a mindenkinek kiküldendő szöveg: „Tisztelt …! Az Ön … számú számlájának aktuális havi egyenlege … Ft. Itt három adatot kell behelyettesíteni minden ügyfél esetén: az ügyfél nevét, a számlaszámát és az egyenlegét. Ehhez a bankoknak van már egy jól szerkesztett adatbázisa, egy táblázata ezekről az adatokról. Szükséges tehát a körlevélhez két fájl: egy adatbázis (egy táblázat), és egy szöveg, amelyben csak a mindenkinek elküldendő szövegrészek szerepelnek. Példánkban tehát: „Tisztelt! Az Ön számú számlájának aktuális havi egyenlege.” A szövegünket begépeljük a szövegszerkesztőbe, a táblázat azonban készülhet táblázatkezelővel, vagy akár egy új szöveges dokumentumba is.
Ha bekapcsoljuk a nézet menü, eszköztárak, körlevél alpontját, felül az eszköztárak között megjelenik egy új, amelynek segítségével pár kattintás múlva már kész is a körlevelünk. Ha elkészült az adatokat tartalmazó, fejléccel ellátott táblázatunk, elmentettük, be is zárhatjuk. Nincs szükség rá, hogy meg legyen nyitva, azonban nagyon fontos, hogy a táblázatunknak legyen fejléce, azaz beazonosítható legyen, hogy melyik oszlop milyen adatot tartalmaz.
A munkánk kezdetén csak két ikon lesz aktív, azaz színes, használható. Nekünk a másodikra van szükségünk, a neve: adatforrás megnyitása. Ha erre rákattintunk, meg kell keresnünk a táblázatunkat, amiben a számunkra szükséges adatok szerepelnek. Ha megtaláltuk és az adatforrásunk excel táblázat, akkor azt is ki kell választanunk, hogy melyik munkalapra dolgoztunk. Ha ezekkel kész vagyunk, látszólag nem történt semmi, nem nyílt meg a táblázatunk, vagyis mi nem látjuk. Az eszköztáron azonban aktív lett az összes gomb. Ez után a kurzorunkkal oda kell állni, ahová szeretnénk a változó adatot beszúrni. A hatodik gomb az adatmezők beszúrása. Ha erre rákattintunk, egy kis ablakban megjelennek a táblázatunk fejlécének nevei. Ott kiválaszthatjuk, hogy melyik mezőt szeretnénk beilleszteni az aktuális helyre. Addig kell folytatnunk ezt a lépést, amíg a beszúrni készült mezők el nem fogynak. Tehát kurzort a beszúrni kívánt helyre, adatmezők beszúrása, kiválasztjuk a megfelelő mezőt, beszúrás, bezárás.
Körülbelül az eszköztárunk közepén van egy piros feliratú gomb: ABC. Ha ezt megnyomjuk, akkor a táblázatunk egy sorában lévő adatokat beilleszti a szövegünkbe. Tehát az táblázatunkban Kis Évának a 11778822-es számú számláján 32532 Ft van, akkor a szövegünk a következőképp fog rendeződni: „Tisztelt Kis Éva! Az Ön 11778822 számú számlájának aktuális havi egyenlege 32532 Ft.” A következő személyhez tartozó egyenleget úgy tudjuk megnézni, ha az eszköztáron lévő nyilakra kattintunk.
Figyeljük meg, hogy a dokumentumunk ekkor még mindig csak egy oldalas. Ha szeretnénk az összest egyszerre kinyomtatni, akkor az eszköztárunkon meg kell keresni a jobbról negyedik gombot: egyesítés új dokumentumba. Ekkor egy új dokumentumot hoz létre a szövegszerkesztőnk, amely már annyi oldalból áll, ahány soros volt a táblázatunk. Így már egyszerűen kinyomtathatjuk a leveleinket.
Ugyanezzel az eszköztárral tudunk borítékot vagy etikettet is létrehozni. A lépések ugyanazok, csupán a kezdet kezdetén az első ikonnal meg kell határoznunk, hogy milyen méretű borítékot szeretnénk megcímezni.
Néhány kattintással akár többszáz oldalas dokumentumot is létrehozhatunk.

-LB-

Apróságok a Word használatához

Mikor megnyitjuk a Microsoft Office Word programot, alapértelmezésként egy új üres dokumentum jelenik meg. Ez egy fehér papírhoz hasonlítható objektum. Nyomtatási elrendezés nézetet használunk leggyakrabban, ilyenkor szürke hátteret látunk a fehér „papírunk” alatt. A lapunk bal és felső szélénél lehetnek úgynevezett vonalzók. Ha a vonalzónk látszik, bekezdéseket, tabulátorokat ezek segítségével nagyon könnyen tudunk igazítani. A vonalzó szürke része a margót mutatja, ha erre a részre duplán kattintunk, megjelenik a fájl menü oldalbeállítások ablak, ahol a papír, a margó és az élőfej méretén, elrendezésén kívül a teljes szöveg függőleges igazítását is állíthatjuk.
Az ablakunk felső, illetve alsó részén is lehetnek eszköztárak. Az eszköztárakon csoportokba foglalva találhatjuk meg az egyes, munkánkat segítő ikonokat. Szinte minden művelethez találhatunk egy eszköztárat, így például a grafikai elemek elhelyezéséhez, körlevél-készítéshez, táblázatok beszúrásához, formázásához. Általában a szokásos és a formázás eszköztárat szoktuk használni, illetve hasznos lehet még a rajzolás eszköztár megjelenítése. A szokásos eszköztáron megnyitás, mentés, nyomtatás, másolás, beillesztés, visszavonás gombok találhatók. Itt található a „mindent mutat” gomb is, amit röviden csak pí-nek nevezünk. Ha ezt bekapcsoljuk, a szavaink között pici pontok jelennek meg, bekezdéseink végén pí jelek, minden formázási elemet megjelenít. A jel alkalmazása a legtöbb felhasználót zavarja, egyeseknek azonban komoly segítség lehet – ha például a dokumentum szerkezeti felépítésének jelentősége van.
Formázás eszköztáron állíthatjuk be a szövegünk legalapvetőbb megjelenítési tulajdonságait: például a betűnk típusát, méretét, stílusát, színét. A bekezdésünk igazítását, sortávolságát.
Az eszköztárak segítségével elérhető funkciókat mind-mind elérhetjük menüből is, azonban sok esetben egyszerűsíti és gyorsítja munkánkat. Gondoljunk csak bele, ha egy képet akarunk beszúrni, tehetjük úgy is, hogy a beszúrás menüpont kép alpontjának fájlból után tallózzuk a beszúrni kívánt képet, vagy egy kattintással a tallózásnál tarthatunk, ha a rajzolás eszköztáron a megfelelő ikonra kattintunk.
A Word ablak alján egy keskeny sávban található az állapotsor. Ezen olyan információk találhatók, amelyek az aktuális dokumentumra érvényesek. Például hány oldalból áll az adott dokumentumunk, hányadik oldalon, sorban, karakter után áll a kurzorunk, milyen a szövegszerkesztőnk alapértelmezett nyelve.
Ha valamilyen formázással kapcsolatos ügyben elakadunk, a súgó menüpontot bátran hívjuk segítségül, világos és részletes leírást ad, és nagy valószínűséggel megoldást találunk a felmerült problémára.

-LB-